Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt (Cameroun)

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

La conformité administrative
Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.
L'examen technique
Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.
L'examen financier
La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.
Le classement et la vérification finale
Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

La règle au Cameroun

Évaluation des offres

Pour les travaux, fournitures et services quantifiables, les critères de qualification sont binaires (oui/non), objectifs et vérifiables. Pour les services non quantifiables et prestations intellectuelles, l'évaluation se fait par notation avec sous-critères (art. 87). Seuls les critères du dossier peuvent éliminer une offre ou la juger (art. 95).[1][2]
Le Code ne fixe pas de note technique minimale. Dans un avis de commune lu, il fallait au moins 70 % de « oui » sur la grille technique pour que l'offre financière soit analysée. La durée de l'évaluation est de 10 jours ouvrables au plus pour un projet de moindre envergure en un temps, 15 en deux temps, 21 pour un projet complexe (art. 94). La commission propose l'attribution au plus tard 21 jours ouvrables après l'ouverture (10 en urgence, 30 pour une ouverture en deux temps) (art. 18).[1][2][11]
Les éclaircissements sont demandés par écrit, avec au plus 7 jours ouvrables pour répondre, et ne peuvent pas rendre l'offre plus compétitive. En cas de divergence, le prix en lettres prévaut sur le prix en chiffres. Les fausses déclarations, pièces falsifiées et manœuvres frauduleuses entraînent l'élimination (art. 95).[1][2]
Une offre anormalement basse ne peut être rejetée qu'après une demande de justification écrite jugée insuffisante, avec avis de l'ARMP rendu sous 7 jours ouvrables (art. 105). Un rabais inconditionnel est appliqué avant la comparaison. Un rabais conditionnel n'est valable que pour un appel d'offres à lots, si l'on est classé premier sur plus d'un lot (circulaire, point 107).[1][2][4]

Préférences et PME

La préférence nationale joue à offres équivalentes, seulement dans un appel d'offres international, et si le dossier la prévoit (art. 106). L'ordre de priorité : personne ou société de droit camerounais ; entreprise à capital majoritairement camerounais ; firme ayant une activité économique au Cameroun ; groupement associant des firmes camerounaises. La marge est de 10 % pour les travaux et services quantifiables. Pour les fournitures, elle exige au moins 15 % de transformation locale ou régionale. Il n'y en a pas pour les prestations intellectuelles. Pour les appels d'offres internationaux sur ressources internes, elle s'applique et doit figurer au dossier (circulaire, point 73).[1][2][4]
Pour les petits travaux que les très petites entreprises et PME nationales peuvent exécuter, les critères d'attribution doivent prendre en compte les prestations similaires antérieures du soumissionnaire et sa localisation (art. 100). Pour les lettres-commandes, si le dossier le prévoit, les références du promoteur ou d'un responsable technique d'une PME nationale nouvellement créée remplacent celles de la société (art. 97).[1][2]
Des marchés peuvent être réservés aux artisans, PME nationales, organisations communautaires à la base et organisations de la société civile (art. 70). Les prestations sous-traitées vont en priorité aux PME nationales dont au moins 51 % du capital est détenu par des nationaux, puis à défaut aux PME et grandes entreprises dont au moins 33 % du capital est national (art. 132).[1][2]
Main-d'œuvre locale : les conditions d'exécution doivent intégrer des considérations sociales qui favorisent la main-d'œuvre locale et le travail décent, et privilégier chaque fois que possible l'approche à haute intensité de main-d'œuvre (HIMO), selon les cahiers des clauses techniques particulières (art. 57). Le pourcentage maximal de sous-traitance est fixé par le cahier des clauses administratives générales (art. 132), que je n'ai pas lu.[1][2]

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

La règle au Cameroun

Travaux, fournitures et services quantifiables : le marché va à l'offre qui remplit les critères de qualification et qui est évaluée la moins-disante. Services non quantifiables, prestations intellectuelles et concours : à l'offre évaluée la mieux-disante (art. 99). Pour les services non quantifiables, l'offre de prix la plus basse ne gagne donc pas forcément.[1][2]
L'acheteur signe la décision d'attribution et publie les résultats au Journal des Marchés, avec le montant et le délai de l'attributaire, dans les 5 jours ouvrables après la proposition finale de la commission (art. 101). L'extrait du rapport d'analyse vous est remis sur demande, sous 72 heures selon la circulaire. Sans recours, la notification a lieu au plus tard 15 jours calendaires après la publication (art. 175).[1][2][4]
L'attributaire a 15 jours ouvrables pour souscrire le marché ; passé ce délai et après mise en demeure, la décision peut être annulée, la caution de soumission est saisie et le marché passe au deuxième (art. 101). Le marché doit être notifié avant tout démarrage, et toute réclamation sur des prestations exécutées avant la notification est irrecevable (art. 123). L'ordre de service de démarrage suit dans les 15 jours calendaires.[1][2]
Offre supérieure au financement : l'acheteur passe au classé suivant dont l'offre est acceptable (art. 103), ou négocie dans l'ordre du classement avec un seul candidat à la fois. La négociation ne peut pas porter sur les prix unitaires et son effet financier est limité à 15 % de l'offre. Un appel d'offres ne peut être déclaré infructueux que s'il n'y a aucune offre, aucune offre conforme, ou aucune offre compatible avec le financement. L'acheteur peut aussi l'annuler ; après ouverture des plis, il lui faut l'accord du ministre (art. 102).[1][2][4]
Le Code exige que le financement soit établi avant le lancement (art. 60) et que l'avis indique le financement et l'enveloppe budgétaire (art. 86). Il s'applique aux marchés financés par le budget de l'État, d'une CTD ou d'un établissement public, par l'aide extérieure ou par un emprunt avalisé par l'État (art. 3). Pour un financement extérieur, la convention de financement l'emporte sur le Code en cas de conflit (art. 4). Les avis lus citent « BIP » (Budget d'Investissement Public) d'un ministère, par exemple « BIP MINADER », ou « Budget FEICOM » plus fonds propres de la commune.[1][2][11][12]

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.

Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt